Prontuário ocupacional: por quanto tempo guardar e o que fazer ao trocar de clínica

"Se eu trocar de clínica, perco todo o histórico dos meus funcionários." É uma das frases que mais escutamos de RH — e ela prende muita empresa a um serviço com o qual já não está satisfeita.

Não perde. A NR-7 diz de quem é a guarda do prontuário, por quanto tempo ele precisa ser mantido e como ele passa de um médico para outro.

O que vai no prontuário

Todo exame clínico e complementar feito no âmbito do PCMSO é registrado em um prontuário médico individual, sob a responsabilidade do médico responsável pelo PCMSO (NR-7, item 7.6.1). É ali que fica a história ocupacional do trabalhador: admissional, periódicos, exames de retorno e de mudança de função, audiometrias, resultados alterados.

De quem é a guarda — e por quanto tempo

Repare no sujeito da frase: a organização. A obrigação de manter o prontuário é da empresa, não da clínica. E o prazo conta a partir do desligamento, não da data do exame — o prontuário de um funcionário demitido hoje precisa existir até 2046.

Os prazos maiores

A exceção do item 7.6.1.1 aponta para o Anexo V da NR-7, que trata da exposição a substâncias cancerígenas e a radiações ionizantes:

• Substâncias químicas cancerígenas: no mínimo 40 anos após o desligamento (Anexo V, item 4.1);
• Radiações ionizantes: até a data em que o empregado completar 75 anos e, pelo menos, 30 anos após o desligamento (Anexo V, item 5.4).

Pode ser digital?

Pode. A NR-7 admite prontuário médico em meio eletrônico, desde que atendidas as exigências do Conselho Federal de Medicina (item 7.6.1.3). Digital facilita justamente a transferência — e o acesso daqui a vinte anos.

A troca tem rito

Quando a troca de clínica muda também o médico responsável pelo PCMSO — o caso mais comum —, vale este item. E de novo o dever é da empresa: ela precisa garantir a transferência formal. Não é um favor da clínica que sai — é algo que a empresa tem o direito, e a obrigação, de exigir.

E se os prontuários não vierem?

A norma prevê o cenário. A empresa deve garantir que o novo médico responsável considere, no relatório analítico anual, os dados dos prontuários transferidos (item 7.6.3). E, se ele não os recebeu ou considera as informações insuficientes, deve registrar isso no próprio relatório:

A lacuna fica documentada. Por isso vale resolver a transferência no início, e não deixar o problema para quando alguém pedir o histórico.

O que pedir na saída

Os prontuários são o item mais sensível, mas não o único. Na troca, vale reunir:

1. Prontuários médicos de todos os empregados — ativos e desligados dentro dos prazos de guarda;
2. ASOs emitidos;
3. PCMSO vigente e o último relatório analítico;
4. PGR, com inventário de riscos e plano de ação — lembrando que o histórico das atualizações do inventário deve ser mantido por no mínimo 20 anos (NR-1, item 1.5.7.3.3.1);
5. LTCAT e laudos ambientais;
6. Fichas de entrega de EPI;
7. Histórico dos eventos de SST já enviados ao eSocial.

Como a GRO Saúde faz a migração

Quando uma empresa chega à GRO vinda de outra clínica, o trabalho começa pelo histórico: conferimos o que está vencido ou incompleto — ASO sem os itens mínimos, periódico atrasado, PGR sem plano de ação — e colocamos PGR, PCMSO e eventos de SST do eSocial em dia, em nuvem e com assinatura digital.

Fontes

NR-7 — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (itens 7.6.1, 7.6.1.1, 7.6.1.2, 7.6.1.3, 7.6.3 e 7.6.4; Anexo V, itens 4.1 e 5.4) e NR-1 (item 1.5.7.3.3.1), textos vigentes publicados pelo Ministério do Trabalho e Emprego — Normas Regulamentadoras vigentes. Conteúdo com finalidade informativa; para a aplicação ao caso concreto da sua empresa, consulte o profissional responsável.